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Noticias: Reunión “Próximos pasos” Condado

Reunión “Próximos pasos” Condado
21 jun 2019 - Andy Watkiss (La Isla Presidente)

Reunión “Próximos pasos” Condado 20 Mayo 2019

Se decidió que la Junta Directiva de Nivel 1 y el equipo directivo de Admiburgos tuviesen una reunión el 20 de Mayo de 2019. Admiburgos está en su segundo año de administración y era importante considerar el futuro del resort y detallar algunas de las oportunidades que tenemos para mejorar la vida de los propietarios y visitantes del complejo.

Primero, había que establecer dónde estamos actualmente respecto a la gestión del resort, para ello la Junta llevó a cabo una investigación sobre el trabajo logrado durante el último año y encontró los siguientes resultados. Se hizo una sesión de “lluvia de ideas”, teniendo en cuenta las Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Riesgos.

Que la Junta de Presidentes tenga una amplia variedad de expertos y gente habilidosa, apoyados por un buen Administrador y teniendo buena comunicación, es una fortaleza para Condado. Mientras que el nivel de idioma español de la Junta de Nivel 1 es mínimo, el equipo de la Administración se asegura de que se mantenga una buena comunicación con los españoles independientemente de si son propietarios, residentes o visitantes. Sobre todo, los propietarios tienen una sensación positiva con respecto al resort, muchos de ellos están dispuestos a contribuir aportando sus ideas. Aunque podemos recibir y de hecho recibimos ideas actualmente, hay que reconocer que aún está pendiente desarrollar un mecanismo oficial para esto. Utilizar los conocimientos de muchos propietarios es también un recurso que necesitaría estudiarse. Está más que claro que la comunicación clara, concisa y directa es esencial para ayudar a acordar el tiempo de las reuniones que son numerosas y muy extensas. Hay un problema con los Presidentes de Nivel 3 en cuanto a la comunicación, que, si se mejora, podría posiblemente eliminar la percepción de algunos españoles de que el resort tiene un sesgo inglés predominante.

El resort está mejorando, por lo que hay más noticias positivas disponibles. Esto se ha conseguido asegurando la mejora de las comunicaciones, es más claro y más regular. La mayoría de esta comunicación ha sido a través de la página web, que está funcionando y está siendo usada por los propietarios. Sin embargo, gran parte del trabajo requiere mejorar la navegación de los usuarios.

La gestión financiera ha mejorado y continúa haciéndolo. Esto se puede comprobar con los informes financieros, que son comprensivos y detallados. El problema de los deudores y Polaris World puede diferir de mensajes y noticias positivos. Lo mismo se aplica en sitios de Facebook no oficiales a los que causan problemas y cometen infracciones, y es una pena que la asociación de vecinos proporcione noticias falsas, las cuales pueden posiblemente distraer a la Junta de Presidentes por asuntos que están fuera de los objetivos estratégicos que están siendo definidos actualmente. El tiempo dedicado a la eliminación de datos falsos, y que al mismo tiempo daña la información, podría ser empleado de forma más efectiva en hacer que el resort avance. Del mismo modo, la cantidad de irregularidades o ilegalidades con respecto a las normas internas, la estética y los estatutos del resort requieren mucho tiempo. Esto, a veces, puede llevar a que la Junta no cumpla lo que dijeron que harían.

Si bien los contratistas que tenemos están dispuestos a proporcionar informes regulares, a veces son incompletos, irrelevantes o no tienen sentido. Esto es un problema que debe ser abordado. Se considera que, con un mayor nivel de compromiso con los contratistas y los socios, la calidad del nivel de servicio, incluyendo los informes, mejorará. Se reconoce que existe también la necesidad de crear un registro activo que debería permitir una planificación más efectiva para avanzar. Con mejores instalaciones y administración de los bienes, trabajando con Admiburgos, se considera que el resort continuará progresando hacia adelante.

En reconocimiento de todo el trabajo logrado a lo largo de los dos últimos años, parece que por una cantidad relativamente pequeña más de trabajo concentrado y enfocado, los resultados podrían mejorar significativamente.

Continuando con esto, la Junta decidió que el trabajo de este año debería incluir un enfoque hacia las diferentes áreas siguientes. La información de las reuniones de trabajo de Nivel 1 se publicará 1 semana después con enlaces a todas las noticias.

Comunicación

Bob & Andy van a continuar desarrollando la estrategia de comunicación.

Con respecto a Facebook, que tiene una implicación sustancial tanto para propietarios como para residentes, los Presidentes no responderán a asuntos oficiales, excepto para poner enlaces a la página web, en páginas de Facebook oficiales. Si bien solo hay grupos pequeños / personas que causan problemas con noticias / información falsa, el alarmismo incurrido puede ser extremadamente perjudicial para el resort e incómodo de leer para los propietarios.

Los presidentes recibirán un correo electrónico sobre cómo publicar información en la página web para permitir una difusión más rápida de la información a los propietarios. Los propietarios deben estar suscritos a la página web para recibir noticias urgentes y enlaces automáticos por correo electrónico. Las noticias espasmódicas poco frecuentes que afectan a todo el resort, por ejemplo, cortes de agua, se publicarán en FB con enlaces a la página web y se colocará en los tableros de anuncios. (La página principal de la página web necesita un nuevo diseño con cuadros para las noticias). Esto implicará hablar con un diseñador de páginas web experto para obtener ideas.

Cuando Admiburgos reciba comunicaciones, las reenviará a los Presidentes y/o comités apropiados.

Admiburgos responde tanto a los correos electrónicos como a las quejas. Deben investigar cómo podría funcionar un sistema de tickets comprobando el sistema de La Torre. El sistema de empleo ha cambiado recientemente. Todos los empleados tienen que registrar las horas que han trabajado. Teniendo esto en cuenta, deben registrar la cantidad de personas que acuden el jueves cuando se abre por la tarde y también las aperturas del sábado en Agosto para decidir si se está haciendo un buen uso de los recursos administrativos. Durante Agosto se concluyó que la apertura de los sábados se aprovecha con poca frecuencia y principalmente, solo es para registrar el coche. Puede que sea más efectivo registrarlo por correo electrónico. Cada dos meses, el administrador organizará visitas a los jardines llevadas a cabo por el equipo de Admiburgos, para verificar los problemas / asuntos actuales.

La pintura sigue siendo problemática y se mantendrán reuniones con los gerentes de la empresa. Uno de los principales problemas es la mala gestión de los pintores. Se prevé que los fondos para la pintura en el futuro se incluyan en las cuotas de la comunidad.

Con respecto a la Junta General Ordinaria de 2020, todo debe estar completo antes del 31 de diciembre de 2019, excepto las cuentas finales. Los puntos del orden del día deben enviarse a finales de noviembre. Los paquetes de información se harán de nuevo, pero solo para los puntos de votación de la Junta General. El showroom del año pasado estuvo muy bien y la retransmisión fue un éxito. Los asuntos que deben estudiarse incluyen alternativas a la retransmisión en directo solo por FB, cámaras que se muevan hacia las personas que hablan, usar una única empresa tanto para la traducción como para la retransmisión.

Mirando hacia el futuro, Condado de Alhama incluye a muchas personas que no son solo propietarios.

Teniendo esto en cuenta, podría ser beneficioso reunirse con otros resorts para intercambiar ideas. Ya se ha programado una reunión en Julio con el Comité de la Entidad Urbanística, los propietarios de los negocios, el Ayuntamiento y las partes interesadas para tratar la planificación para el futuro del resort.

Las cuentas fueron explicadas en detalle. El objetivo principal es lograr que el resort esté en una posición financieramente estable que demuestre una gestión firme y que al mismo tiempo proporcione transparencia y valor para el dinero de los propietarios. Los principales objetivos son:

· Asegurar que cada comunidad de Nivel 2 tenga un flujo de caja positivo cada año.

· Construir reservas para establecer un plan de mantenimiento y reemplazo de activos a 10 años.

· Reducir los deudores al 5% de los ingresos del año corriente.

· Demostrar el valor del dinero de las cuotas de la comunidad a los propietarios mediante la producción de información que brinde claridad y comparaciones.

· Asegurar que los presidentes y vicepresidentes de Nivel 2 entiendan y administren sus presupuestos, reservas, flujo de caja y deudores con sesiones de revisión trimestrales de indicadores clave financieros con un miembro de la Junta de Nivel 1 designado y con Admiburgos.

Los próximos pasos del Comité de Finanzas son organizar reuniones periódicas, producir ingresos históricos y resúmenes de gastos para la Entidad Urbanística y todos los Niveles 2, producir un registro de resultados para las 5 áreas del resort, incluida la EU a partir de Junio. Examinar la comparación externa con otros resorts.

Admiburgos elaboró un informe que se basó en el proyecto de Administración original de 3 años presentado en 2017. Incluye:

-Implementar un comité de transparencia junto con el comité de organización para regular la forma de comunicación entre los diferentes niveles de presidentes y propietarios.

-Más participación de los agentes inmobiliarios.

-Implementar el protocolo de seguros.

-La Entidad Urbanística necesita realizar su auditoría anual obligatoria debido a que es una Entidad Pública. Los otros comités también están obligados a hacerlo por mandato expreso de la Junta General Ordinaria de propietarios.

-La nueva compañía de seguridad no proporciona la seguridad y la experiencia que esperábamos. Esperamos que mejoren su rendimiento para adaptarse a las condiciones y requisitos del resort. Es hora de comenzar a exigir que cumplan con lo acordado en el contrato con la empresa. Además, debemos implementar un protocolo general de seguridad según lo previsto.

- Jardinería y consumo de agua: implementación del proyecto de reducción de agua de riego a través de la instalación de aspersores de precisión y el control de su uso en todo el complejo. Debemos implementar esto tan pronto como sea posible.

- Comenzar a estudiar la transformación del paisaje del anillo interior. Se promoverá un proyecto a largo plazo para modificar / adaptar la jardinería en el anillo interior siguiendo las mismas rutas que las del anillo exterior.

- Resolver la situación con los límites del lago de La Isla: El Ayuntamiento se ha comprometido a resolver este problema. Al mismo tiempo, se procederá a cercar todas las áreas expuestas y comprometidas de la Entidad Urbanística, como el sistema de bombeo de riego.

- Campaña para el registro del censo en el resort. Comenzaremos a trabajar en esta campaña con el nuevo Ayuntamiento después de las elecciones de este año, si la Junta Directiva lo considera apropiado.

- Acuerdo urbanístico a largo plazo con el Ayuntamiento para el mantenimiento y mejora de la Entidad Urbanística. El Ayuntamiento debe mejorar y extender en los próximos años sus contribuciones monetarias a las mejoras y desarrollos en el Condado de Alhama. Esto se discutirá con la nueva administración y el objetivo será una propuesta de acuerdo por 4 años.

Los temas a ser considerados por Admiburgos en el futuro son la posibilidad de:

- Descuentos anuales por pago anticipado en las cuotas comunitarias.

- Mejores acuerdos y relaciones con el Ayuntamiento.

- Administración de calendarios para todas las reuniones relacionadas para todos los niveles del 1 al 3 y calendarios de personal

- Dar a conocer la disponibilidad de los extractos de los Cargos de la Comunidad en la página web mediante un inicio de sesión seguro

La última novedad en seguridad es que los presidentes son propietarios y pueden acceder al sistema de control. Esto facilitará el seguimiento de los vehículos.

La información de Internet y TV sobre el cambio de cable coaxial a Fibra Óptica se detallará a los propietarios en la próxima Junta General Ordinaria.

Jardinería. Actualmente se está trabajando en el Anillo Exterior y se están haciendo planes para que el Anillo Interior ahorre dinero. La eficiencia del riego necesita ser investigada y monitoreada. Los futuros contratos de jardinería contribuirán a nuestros activos.

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